Scopo della soluzione
La soluzione Documentale di SH Sistemi consente di standardizzare il processo di gestione documentale, concentrando tutta la documentazione sotto un unico archivio e motore di ricerca, rendendolo accessibile da parte degli utenti, anche non gestionali.
Soluzioni adottate
Il modulo di gestione ‘documentale operativa' comprende quelle funzioni con le quali si può trasformare qualunque documento gestionale in documento di formato elettronico pdf, creando una versione univoca ed indicizzata all'interno del database.
Tramite le regole di workflows è possibile attivare automatismi personalizzati atti a:
- generare i ?les pdf ad ogni modi?ca di documento e archiviarli ordinatamente;
- attivare l’invio automatico dei file generati come allegati di messaggi di posta elettronica;
- inviare messaggi di noti?ca interna a gruppi di utenti dei software gestionali ERP;
- sincronizzare i dati degli indici di ricerca e i files verso uniCrm o altre applicazioni.
Benefici
La gestione informatica dei documenti consente alle aziende una facile standardizzazione del processo di archiviazione degli stessi rendendo facili le azioni di ricerca e tracciabilità e permettendo processi di pubblicazione, diffusione e invio informatico di tutta la documentazione raccolta.
