Scopo della soluzione
Il modulo Acquisti dei software gestionali ERP uniGest e uniConf contiene tutte le funzioni che consentono la gestione degli scambi di merci, servizi, documenti e informazioni con i fornitori, con qualunque divisa estera si gestiscano le operazioni di acquisto.
Soluzioni adottate
Il modulo Acquisti dei software gestionali ERP uniGest e uniConf è molto flessibile, ma volendo possono essere adottati dei criteri di configurazione tali da indurre un maggior controllo o canalizzazione guidata e automatica dei flussi di lavoro.
Dal punto di vista delle transazioni principali, possiamo schematizzare i fatti nei 5 grandi aggregati seguenti:
- proposte o richieste: dal principio i bisogni di approvvigionamento possono nascere come "proposte su mancanti" o "richieste di acquisto" provenienti da altri processi (previsioni-ordini-budget, previsioni-ordini-aperti, previsioni-ordini-scorta, mrp-produzione, kanban-produzione, richieste-acquisto-dipartimentali, riordini-automatici, sotto-scorta-automatici, conto-lavoro-passivo, conto-lavoro-attivo);
- preventivi o contratti: posso decidere di trasformare i bisogni di approvvigionamento in documenti intermedi con i quali fissare i dati essenziali della trattativa specifica (preventivi fornitori) oppure regolare un insieme di forniture di beni o servizi per una certa validità (contratti fornitori); in questa fase ad esempio si può decidere di lavorare con prezzi e importi a corpo per più righe lasciando che le righe e i valori vengano meglio specificati e completati in fasi di workflow successive;
- ordini: posso quindi inserire gli ordini sia manualmente che trasformando uno qualunque dei documenti precedenti (proposte/richieste, preventivi o contratti), e magari completare l'assegnazione di informazioni precise in termini di prezzi e date di consegna confermate;
- bolle e picking: possono inserire bolle sia manualmente, che trasformando uno qualunque dei documenti precedenti (solitamente da ordini), ma posso anche inserire piani di carico per ingressi merce da fornitori con lettura automatica barcode o RFID (con palmari PDA, con lettori o con gateway di scansione)
- fatture: anche qui posso inserire fatture sia manualmente (come nel caso delle fatture per servizi o per le quali non si siano gestiti documenti precedenti) che trasformando uno dei documenti precedenti (solitamente da contratti, ordini o bolle); durante questa fase uso le apposite interfacce del 'controllo fatture di acquisto' che facilitano il riscontro e quadratura con la fattura ricevuta dal fornitore, passando quindi allla contabilizzazione automatica e, volendo, anche all'archiviazione documentale dei documenti originali.